La méthode Kaizen, ou comment gérer au mieux ses projets

« Quand on ne sait pas où l’on va, tous les chemins mènent nulle part », écrivait le diplomate américain Henry Kissinger. J’ai lu récemment cette citation, et elle m’a paru riche de sens. En fait, elle m’a immédiatement fait penser à la méthode SMART – qui consiste à se fixer des objectifs à la fois simples et spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, et définis dans le temps, pour parvenir à de meilleurs résultats – mais aussi à la méthode Kaizen. La coach, formatrice et écrivain française Christie Vanbremeersch a rédigé un ouvrage sur le sujet, publié il y a un peu plus d’un an aux éditions First : Changer avec le Kaizen. Un livre très porteur, qui m’a donné envie d’aborder plus en détail sur ce blog cette thématique captivante.

Qu’est-ce au juste que le Kaizen ?

Le mot vient du japonais « kai » signifiant « changement » et « zen », « meilleur ». On pourrait donc le traduire par l’expression « changer pour le meilleur ». La méthode apparaît dans le milieu industriel nippon au lendemain de la Seconde Guerre mondiale. Dans les années 1950, l’ingénieur Taiichi Ohno met en place de nouvelles règles de management chez Toyota. Une démarche d’amélioration continue se développe alors, grâce à plusieurs outils comme le kanban, appelé aussi le « juste-à-temps ». C’est une technique de production en flux tiré : la production est déclenchée, en aval, par la demande réelle.

La méthode Kaizen : du milieu industriel au développement personnel

Christie Vanbremeersch s’est intéressée de près à cette méthode, qu’elle a transposée à son domaine de spécialité : le développement personnel. La roue de Deming, ou cycle PDCA (Plan, Do, Check, Act) devient ainsi un outil de poids pour guider ses lecteurs dans l’accomplissement de leurs projets personnels. Dans son livre, l’auteure revient donc sur la planification des projets de manière douce et graduelle (Plan), leur mise en œuvre à travers des petits pas (Do), le point ou la vérification des résultats obtenus (Check) et l’ajustement, la correction des processus (Act) autrement dit l’ancrage de ce qui fonctionne et, grâce aux enseignements tirés, la prévision d’un nouveau plan d’action pour les objectifs non atteints. Et ainsi de suite, puisqu’il s’agit d’un cycle !

Le risque d’échec ou d’abandon est beaucoup plus grand quand les objectifs fixés sont démesurés ou trop ambitieux. Dès lors, comme l’énonce le proverbe chinois, « Qui veut gravir une montagne commence par le bas », plutôt que de viser directement le sommet de la montagne, il sera plus sage et raisonné de diriger en premier lieu son attention vers le bas de celle-ci, et donc vers le début du chemin. C’est-à-dire vers les micro-tâches à entreprendre, les petits pas, afin d’atteindre, finalement, avec de l’effort et de l’autodiscipline, le sommet.

Cela invite également à penser à l’intention, ou, comme le souligne Christie Vanbremeersch, à l’énergie que l’on choisit de mettre dans ce que l’on entreprend. Car c’est de cette intention, de cette énergie, que peut réellement naître le changement.

En parlant de changement : la technique des 5 S

Je vais revenir ici sur l’importance de l’environnement, que j’avais déjà pu évoquer dans l’article « Trois idées créatives en période de Covid ». Les 5 S est une technique de gestion de l’espace de travail, associée à la méthode Kaizen. En japonais, les 5 S désignent le Seiri : trier, déplacer, supprimer, le Seiton : situer, ranger, le Seiso : nettoyer, réparer, le Seiketsu : standardiser, maintenir et le Shitsuke : conserver, contrôler, progresser. Grâce à ces différents points de repère, l’objectif est d’optimiser son espace afin d’évoluer dans un environnement sain et gagner en efficacité.

Je trouve que le Seiton renvoie parfaitement à l’adage « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Quant au Shitsuke, qui à première vue peut paraître peu explicite, il invite à la régularité et à la rigueur dans l’application des quatre S précédents. La philosophie du Kaizen pourrait en effet être résumée en une phrase : « Mieux qu’hier, moins bien que demain ».

Aviez-vous déjà entendu parler de la méthode Kaizen ? Auriez-vous envie de l’appliquer, vous aussi ?